People & Office Coordinator

We are seeking a People & Office Coordinator to join our small but rapidly growing People Operations team. Reporting to the Director of People Operations, you will contribute across the HR lifecycle and ensure all day-to-day activities run smoothly. Beyond your core responsibilities, you will help nurture a collaborative, humble, and supportive office culture where no task is too small. Teamwork and a shared passion for our mission are at the heart of everything we do, and your role will be key in creating an environment where everyone feels respected, empowered, and aligned with our collective goals.

If you're a fast learner with strong attention to detail, excited to contribute to a rapidly growing bioengineering company, and ready to be part of a collaborative, mission-driven culture, this role is a perfect fit for you!

What You’ll Be Doing

• Support full employee lifecycle: Assist in all aspects of the HR lifecycle, including recruitment, onboarding, benefits administration, offboarding and HRIS maintenance. Act as the primary point of contact for all HR-related inquiries across the organization.

• Assist in policy and process development: Collaborate in the creation, implementation, and continuous improvement of HR policies, processes, and tools for the team.

• Manage HR systems and data: Maintain accurate and up-to-date employee records in HRIS systems, ensuring compliance with policies and reporting requirements, and safeguarding sensitive employee information.

• Provide comprehensive administrative support: Assist the People Operations, finance, operations, and executive teams with scheduling meetings, preparing materials, managing day-to-day tasks, and supporting the Chief of Staff with calendar management to ensure smooth operations across the business.

• Oversee office operations in Montreal and Boston: Ensure office and kitchen supplies are well-stocked and organized, maintain strong relationships with vendors and building maintenance teams, handle incoming packages and mail, and provide a welcoming environment for guests.

About Us

Nomic was founded with a simple but ambitious goal: to make biology easier to measure. We’ve developed nELISA, the world’s highest throughput proteomic platform, by tackling some of the toughest challenges in protein profiling through a combination of DNA nanotechnology, high-dimensional flow cytometry, lab automation, and machine learning.

Since spinning out of McGill University, we’ve partnered with dozens of top-tier drug discovery groups, including 6 of the top 10 pharma companies, and have profiled over 60 million proteins from more than 400,000 samples to date.

We recently closed a $42M Series B round, which is helping us scale rapidly to meet growing demand and expand our platform’s capabilities. You can read more about this in our latest press release. Our state-of-the-art facility is capable of profiling over 2.5 million samples a year, generating 500 million protein assays.

We’re a diverse team of engineers, scientists, and problem-solvers who thrive on breaking down difficult challenges using first principles thinking, and we leverage the latest scientific and technological breakthroughs to drive our mission forward.

About You

We’re looking for a People & Office Coordinator who’s ready to dive into the fast-paced world of a growing startup. You’re tech-savvy, with a strong grasp on how to leverage AI and automation to streamline processes and make things run more efficiently. You thrive on building systems, automating tasks, and creating structure where it’s needed—without losing sight of the details.

You have a can-do attitude; no task is too small for you, and you’re always willing to pitch in wherever needed. You’re excited about joining a dynamic, rapidly growing team, and you see plenty of opportunities to grow and develop along the way.

With prior experience in HR or a similar field, you learn quickly, adapt to change, and can juggle competing priorities with ease. You're curious, comfortable asking questions, and love solving problems with the latest technology. You also understand the importance of discretion, maintaining confidentiality and professionalism in all aspects of your role.

A genuine interest in life sciences is a plus, and if you have experience in this domain, that’s even better. Most importantly, you’re driven by our mission to empower scientists to extend lives, and you're ready to contribute to that cause!

Skills & Qualifications

• A post-secondary degree or an equivalent combination of education and experience, preferably in Human Resources Management, Business Administration, or a related field.

• Previous HR or administrative experience, ideally in a rapidly growing, start-up environment.

• Exceptional organizational skills, strong written and verbal communication skills, and impeccable attention to detail.

• Flexibility, curiosity, professional maturity, and a demonstrated ability to manage competing priorities.

• Proficient with Microsoft Office, Google Suite, Slack, and AI tools.

• Fluency in English is required as our customers and vendors are primarily located in the USA. In addition, this position will interact with our team members within our USA entity.

Location

This role requires you to be on site full time in our Montreal office

Coordinateur(trice) des Ressources Humaines et des Opérations de Bureau

Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) des Ressources Humaines et des Opérations de Bureau pour rejoindre notre petite équipe des Opérations Humaines, en pleine croissance. Sous la responsabilité du Directeur des Opérations Humaines, vous contribuerez à l’ensemble du cycle de vie des ressources humaines et veillerez à ce que les activités quotidiennes se déroulent sans accroc. Au-delà de vos responsabilités principales, vous contribuerez à cultiver une culture de bureau collaborative, humble et solidaire où aucune tâche n’est trop petite. Le travail d’équipe et la passion partagée pour notre mission sont au cœur de tout ce que nous faisons, et votre rôle sera essentiel pour créer un environnement où chacun se sent respecté, habilité et aligné avec nos objectifs collectifs.

Si vous êtes un(e) apprenant(e) rapide, avec une forte attention aux détails, enthousiaste à l'idée de contribuer à une entreprise de bio-ingénierie en pleine croissance, et prêt(e) à faire partie d'une culture collaborative et axée sur la mission, ce rôle est fait pour vous !

Ce que vous ferez

• Soutenir le cycle de vie complet des employés : Assister dans tous les aspects du cycle de vie des ressources humaines, y compris le recrutement, l’intégration, la gestion des avantages sociaux, le départ des employés et la gestion du système RHIS. Servir de point de contact principal pour toutes les demandes liées aux RH au sein de l’organisation.

• Aider à la création de politiques et de processus : Collaborer à la création, la mise en œuvre et l’amélioration continue des politiques, processus et outils RH pour l’équipe.

• Gérer les systèmes et les données RH : Maintenir des dossiers d’employés précis et à jour dans les systèmes RHIS, assurer la conformité avec les politiques et exigences de reporting, et protéger les informations sensibles des employés.

• Fournir un soutien administratif complet : Assister les équipes des Opérations Humaines, des finances, des opérations et des cadres dans la planification de réunions, la préparation de documents, la gestion des tâches quotidiennes et soutenir le Chef de Cabinet dans la gestion du calendrier afin d’assurer des opérations fluides à travers l’entreprise.

• Superviser les opérations des bureaux à Montréal et à Boston : Veiller à ce que les fournitures de bureau et de cuisine soient bien stockées et organisées, maintenir des relations solides avec les fournisseurs et les équipes de maintenance du bâtiment, gérer les colis et le courrier entrants, et offrir un environnement accueillant pour les visiteurs.

À propos de nous

Nomic a été fondée avec un objectif simple mais ambitieux : rendre la biologie plus facile à mesurer. Nous avons développé nELISA, la plateforme protéomique la plus haute capacité au monde, en abordant certains des défis les plus complexes du profilage des protéines à travers une combinaison de nanotechnologie ADN, de cytométrie de flux à haute dimension, d'automatisation des laboratoires et d'apprentissage automatique.

Depuis notre création à partir de l’Université McGill, nous avons formé des partenariats avec des dizaines de groupes de découverte de médicaments de premier plan, dont 6 des 10 plus grandes entreprises pharmaceutiques, et avons profilé plus de 60 millions de protéines à partir de plus de 400 000 échantillons à ce jour.

Nous avons récemment clôturé un tour de financement de série B de 42 millions de dollars, ce qui nous permet de nous développer rapidement pour répondre à la demande croissante et d’étendre les capacités de notre plateforme. Vous pouvez en savoir plus sur cela dans notre dernier communiqué de presse. Notre installation à la pointe de la technologie est capable de profiler plus de 2,5 millions d’échantillons par an, générant 500 millions de tests protéiques.

Nous sommes une équipe diversifiée d’ingénieurs, de scientifiques et de résolveurs de problèmes qui prospèrent en décomposant des défis complexes en utilisant une pensée fondée sur les principes premiers, et nous tirons parti des dernières percées scientifiques et technologiques pour faire avancer notre mission.

À propos de vous

Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) des Ressources Humaines et des Opérations de Bureau prêt(e) à plonger dans l’univers dynamique et rapide d’une startup en pleine croissance. Vous êtes à l’aise avec la technologie et savez tirer parti de l'IA et de l'automatisation pour rationaliser les processus et les rendre plus efficaces. Vous aimez construire des systèmes, automatiser des tâches et créer de la structure là où c’est nécessaire, sans perdre de vue les détails.

Vous avez une attitude positive ; aucune tâche n’est trop petite pour vous et vous êtes toujours prêt(e) à aider là où c’est nécessaire. Vous êtes enthousiaste à l’idée de rejoindre une équipe dynamique en pleine expansion et vous voyez de nombreuses opportunités de croissance et de développement en chemin.

Fort(e) d’une expérience préalable en RH ou dans un domaine similaire, vous apprenez vite, vous vous adaptez au changement et vous savez jongler avec les priorités concurrentes avec aisance. Vous êtes curieux(se), à l’aise pour poser des questions, et aimez résoudre des problèmes en utilisant les technologies les plus récentes. Vous comprenez également l’importance de la discrétion, du maintien de la confidentialité et du professionnalisme dans tous les aspects de votre rôle.

Un intérêt sincère pour les sciences de la vie est un atout, et si vous avez de l’expérience dans ce domaine, c’est encore mieux. Mais par-dessus tout, vous êtes motivé(e) par notre mission qui est d’habiliter les scientifiques à prolonger la vie, et vous êtes prêt(e) à contribuer à cette cause !

Compétences et qualifications

• Un diplôme postsecondaire ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience, de préférence en gestion des ressources humaines, administration des affaires ou dans un domaine connexe.

• Expérience préalable en RH ou dans un rôle administratif, idéalement dans un environnement de startup en forte croissance.

• Compétences organisationnelles exceptionnelles, excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale, et une attention minutieuse aux détails.

• Flexibilité, curiosité, maturité professionnelle et capacité démontrée à gérer des priorités concurrentes.

• Maîtrise de Microsoft Office, Google Suite, Slack et des outils d’IA.

• La maîtrise de l'anglais est requise, car nos clients et fournisseurs sont principalement basés aux États-Unis. De plus, ce poste interagira avec les membres de notre équipe au sein de notre entité américaine.

Localisation

Ce rôle exige une présence à temps plein dans notre bureau de Montréal.